Nous étions à notre premier forum de discussion ce mercredi 19 mai de 20h00 à 21h00. Ce fût un succès sur toute la ligne avec 2 participants dont moi-même et Chris Assmus. En voici le résumé:

PROBLÉMATIQUES
1. Courrir après la feuille de match & des cartes
2. Procédures pour les cordes & zones techniques
3. Changements ou substitutions

SOLUTIONS
1. Préparer un document simple et général que les arbitres pourront utiliser pour envoyer à chaque semaine aux clubs
2. Obtenir les courriels des entraîneurs et des responsables de match pour envoyer les infos

Bref, à force d'envoyer les infos à chaque semaine, nous pensons que les clubs finiront par aider les arbitres dans leur début de match. Nous communiquerons avec la FRQ pour faire part de ce problème et de notre démarche.

Merci à tous ceux qui ont participé à ce 1er forum.

Excusez-moi je vais vous mettre une situation qui m'est arrivé ce samedi à Québec et ce, en français.

À mon arrivé au match je suis allé voir l'entraîneur de Québec (équipe hôte) pour lui dire ce que j'attendais de eux avant le match.
#1. Remplir la feuille de match le plus tôt possible
#2. Faire signer le capitaine (1ère ligne)
#3. Inscrire les 1ères lignes et les substituts
#4. Donner les cartes à toutes les joueuses

Je leur ai dit que je viendrai les voir dans 20min. pour l'inspection des crampons et de l'équipement.
Je fais de même avec l'équipe adverse. Pendant ce temps, je commence à me préparer et m'échauffer un peu. Je pars voir Québec et demande la feuille de match. Imaginez-vous, que je reçois 2 feuilles de match (non carbone) à moitié remplie.
#1. Pas de nom d'équipe
#2. Pas de nom d'entraîneur
#3. Les 1ères lignes non inscrites
#4. Pas de signature

Je dois m'imposer de nouveau et leur demander de remplir convenablement la feuille de match et ce, sur les 2 feuilles. Naturellement, ils n'ont pas de crayon. Je commence à m'impatienter. Ça fait 30min que ça niaise. Finalement je reçois cette feuille de match. Je la remets à l'autre équipe moi-même et indique de nouveau mes indications.

7 minutes après, je reviens vers l'équipe de Québec et demande aux joueuses de s'aligner avec leur carte. Et oui, elles n'ont pas leur carte. Le message n'a pas passé. Je dois encore attendre. 4 min plus tard, je peux commencer la vérification en demandant les 15 premières d'un côté et les substituts au bout. Bravo ! Tout est complet. Je change d'équipe et je demande la feuille de match. Il manque la signature du capitaine et l'indication des 1ères lignes. Je fais compléter le tout et sur les 2 copies. Je suis déjà écoeuré et le match n'est même pas commencé. Je suis dans un mauvais état d'esprit. Que d'administration avant le match inutile. Je termine mes vérifications et demande le tirage au sort. Un coup que tout est terminé, on me demande quand le match va commencer. Je leur réponds dans 20 min. car je dois me préparer physiquement et me réchauffer un peu. Je crois finalement que je voulais plutôt décompressé de la situation.

Durant le match en 2ìème demie, l'équipe de Québec demande un changement de joueurs. J'accepte le changement et les joueuses entrent. Pas de cartes avec elles. Je retourne toute les joueuses car je ne veux pas attendre et demande aux autres de revenir sur le jeu.

Un peu plus tard, je me rends compte que les spectateurs, les substituts et les entraîneurs sont tous à l'intérieur de la corde. Je suis obligé d'arrêter le match et demander aux gens de se retirer et d'enlever les glaçières. En même temps, j'indique aux entraîneurs de Québec, "où sont les zones techniques ?". Pas de réponse.

Je termine mon match que je crois avoir bien performé malgré tout mais combien frustré d'avoir à gérer toute cette administration d'avant match. Suis-je dans l'erreur ? Ai-je manqué de temps au début du match ? Qu'est-ce que j'ai fais de pas correcte ? Ce sont les questions que je me posais après le match. Pourtant je suis arrivé 1h10 avant le match et on a réussi à commencer le match 30 min en retard.

Même après avoir concentré mes énergies sur la feuille de match et des cartes, j'ai complètement oublié la zone technique.

Voyez-vous, même quand on pense qu'on a une bonne préparation (je suis une personne méthodique) d'avant-match lorsque l'on tombe déstabilisé on fini par en oublier une partie. J'aurais pu connaître un mauvais match et recevoir de mauvais commentaires des joueurs et entraîneurs. Ils auraient eu raison mais auraient-ils pensé à toute les vérifications et le travaille inutile que j'ai faite ? En gros, non.

Mon approche futur pour les prochains matchs commencerons le mercredi en envoyant mes recommendations aux 2 équipes. Je serai clair et précis dans mes attentes pour m'éviter de me retrouver dans cette même situation. D'ici là, je dois préparer une petite liste que je devrai leur faire parvenir par courriel.

Ceci dit, ce fût mon expérience de ce samedi.

Martin Cormier

Memorandum

To: Pascal Foucault, Nic Clapinson
CC: Mel Tranchemontagne, Martin Cormier
From: Simon Davies
Date: 26/05/2010
Re: FRQ – AARQ Meeting May 25th, 2010

The following represents my notes on our consensus from yesterday’s meeting. Please review and if you believe I have misrepresented a position, please notify me immediately. Thank you.

Referee Courses
Dates:
The AARQ will plan to have the following courses put into the FRQ calendar prior to the end of June.
Level 1: 1 English / 1 French course offered prior to the end of August, 2010
1 English / 1 French course offered prior to the end of December, 2010
2 English / 2 French course offered prior to the end of April, 2011

Level 2: 1 English / 1 French course offered prior to the end of April, 2011

Course Pricing:The cost of providing a course will be revisited later this year to establish pricing for 2011.Future Level 1 courses to potentially include providing referee kit (jersey / whistle / flags / cards / lawbook) as part of the course registration fee. We need to apply a standard price across the province without variances from city to city.
Development Officer:
The FRQ is considering hiring a Rugby Development Officer (RDO) who will oversee the administration of the referee and coaching development in Quebec. This person will work with the AARQ to schedule courses for referee development. The person will find suitable locations and schedule the events in conjunction with the IRB certified educators as required.

Course Facilities:
The CEGEPs, through their Athletic Directors, have explicitly offered to provide facilities at no charge to the FRQ (and thus AARQ) for hosting development courses.



Assignments
Referees shall refrain from doing back-to-back games on any given day. The clubs do not perceive any problems when we double up the games for certain referees. Referees should arrive early enough at their games to permit them to provide coaching feedback to developmental referees who would be doing the preceding game.

FRQ Schedule / AARQ Schedule:
The FRQ schedule will remain as the master schedule that the clubs are to consult in case of questions regarding match times, location, etc. The AARQ website will continue to provide the referees the same data but will be subordinate to the FRQ site for official confirmation of games, etc.

Referee Registration:
Mel T. was given 15 stickers for referee cards. AARQ will find out who has a card from last year and apply the stickers to these cards. If a referee does not have a card, they will need to follow FRQ replacement card protocols (new photo, etc.).

Player Cards:
The FRQ position is clear: no card present at the game, the player cannot play. One exception will be temporary registrations (visiting players) who, in the absence of a card, must have a letter from the FRQ expressly permitting them to play between a start date and an end date. The player must also present photo id to prove that they are the individual cited on the FRQ letter.

No player possessing an orange card is permitted to play in a senior game. If the player is eligible, the player must have a white registration card like all other eligible senior players.

Gamesheets:
Clubs must provide three copies of the game sheet duly completed prior to the kickoff. A failure to comply with this requirement within 15m of the scheduled kick off time will be recorded as a forfeit.

Questions Raised by Martin:
Nic will discuss the website score entry issue with Martin separately (see questions 1 and 3).
Questions 2 and 5 will be dealt with via a conference call with the clubs on 26th May.
Question 4 was not discussed but should be provided by the FRQ to the AARQ without delay.

Financial Agreements
Mel will meet with Jamie separately to review the methodology for cash flow management. Topics to cover will include the referee billings to clubs for services, development assistance ($2/player) and course fees, amongst others.

FRQ to investigate making three payments per season to the AARQ for services:A mid-season (end of July) interim billing based upon projected services renderedAt the end of the regular season (interim update amount)At the end of the playoffs, a reconciled bill for the year
Mel/Jamie will create documentation to cover agreements that they reach on these topics.

Match Official Evaluations
The FRQ would like a presentation of the evaluation plan for 2010 in support of the additional funds provided in 2010 for this topic.

Further growth needs to come from an active recruitment of people to referee – the RDO will be important in this role.

AARQ Documentation
Any document that governs referee procedures in Quebec needs to be filed with the FRQ also. Examples of such documents: an updated referee listing with their grades indicated; any procedures for pregame procedures, etc.

Nous avons le regret de vous annoncer la retraite prématurée de M. Joseph Keane. Sa décision a été prise cette semaine et nous a communiqué sa décision. Joe a oeuvré pendant très longtemps comme arbitre et a rendu de fier service à notre Association. Le Conseil d'administration tient tout particulièrement a le remercier de son implication et dévouement auprès des membres rugbystiques de la province. Joe nous espérons te revoir sous peu sur le terrain comme évaluateur afin de transmettre tes connaissances.

Pour ma part, ce fût un privilège de te connaître et j'espère te revoir sous peu.

À bientôt,

Martin Cormier

Nous sommes à la recherche d'une personne pour combler le poste d'assignateur de match. Le poste sera disponible à partir du mois de juillet. Le travail consiste à :
1. Assigner les arbitres aux matchs de la FRQ en respectant les prioritées de couverture et les compétences des arbitres
2. Communiquer les assignations de façon à ce que tous les membres (arbitres & clubs) reçoivent l'information
3. Transmettre et communiquer les changements de cédule aux personnes concernées
4. Travailler de près avec la FRQ
5. Transmettre les informations à l'AARQ pour la diffusion sur le web
6. Répondre à toute les communications concernant les assignations

Les outils suivants seront disponibles pour effectuer le travail.
1. Liste des membres actifs de l'AARQ (arbitres) ainsi que leur coordonnée
2. Liste des responsables de calendrier des clubs (courriels)
3. Tableau de cédule de la saison sur excel

Si vous êtes intéressés à ce poste "bénévole" ou si vous désirez de plus amples informations, veuillez communiquer avec Martin Cormier. Vous pouvez allouer 1h30 de travail par semaine s'il n'y a pas trop de changements d'horaire.

Voici une lien intéressant que vous pourriez consulter : http://www.sareferees.co.za

Voici les commentaires de Clive Gibson sur la journée du 30 mai.

A huge thank you to you and the referees for the All-Star weekend. It helped ensure that the whole event went smoothly and appeared totally professional. The high quality of officiating also meant that these players were able to demonstrate just how good they can play the game when given the opportunity. Most importantly, it allowed the coaches for the six teams to coach and myself and Nic to focus on scouting for our two provincial teams and making sure the event ran smoothly. This in itself ensured that the kids were able to get the individual attention that they deserved and left feeling upbeat about our sport. I can assure you from the comments I received from both players and parents that we achieved our goal of promoting the sport amongst the best youth of the province. Your help, and the hard work of the officials on the day, helped to ensure that we were able to do so.

I look forward to collaborating with your and the rest of the AARQ at future events of the same nature. With time and hard work with these younger age groups we will once again see the return of Quebec Rugby to where it belongs on the national scene.

Find the good words from John Weller

I just wanted to extend my thanks to the referees involved and the AARQ on behalf of the players and staff of the U20 team. This was the first game for our program against it's peer group to be held in the province and as ever it would not be possible to stage these events without your co-operation.

Thanks again!
John Weller
Quebec U20 Rugby